Profitez au maximum de votre temps à Espace iQ. Nos directives aident à maintenir un environnement respectueux et productif, tout en garantissant une expérience fluide et agréable pour le tous.
Espace de travail sécurisé
Nous demandons à tous les Membres de désinfecter tous les espaces partagées ou commodités avant et après utilisation, y compris les distributeurs de café, les distributeurs d’eau chaude, les distributeurs Vivreau, les poignées de réfrigérateur, les robinets, les stations de photocopie, etc. Des lingettes désinfectantes sont fournies à cette raison.
Nous encourageons la politique des bureaux propres; cela permet un nettoyage hebdomadaire approfondi assuré par Espace iQ et le personnel de nettoyage du bâtiment, et permet des arrangements de travail flexibles.
Nous encourageons la désinfection régulière de vos espaces privés, y compris les bureaux, chaises, poignées de portes, claviers, souris et moniteurs.
Espace de travail partagé
Ne placez pas d’affiches sur les fenêtres extérieures. Ne pas afficher de contenu illégal, inapproprié ou menaçant.
Ne placez pas d’objets personnels, tels que des meubles ou d’autres objets, à l’extérieur de votre suite.
Ne prenez pas de meubles dans les salles de réunion ou les espaces communs et ne les déplacez pas dans votre bureau. Votre bureau dispose d’un certain nombre de meubles qui lui sont attribués. Des meubles supplémentaires sont disponibles à des frais supplémentaires.
Soyez attentif à la propreté générale dans les espaces publics et privés. Ne laissez pas de déchets dans les cabines, les toilettes, etc. Essayez de laisser un espace partagé comme vous l’avez trouvé.
N’utilisez pas la ligne téléphonique de la réception d’Espace iQ comme ligne pour votre propre entreprise.
Faites attention aux odeurs : essayez de ne pas porter trop de parfum, car certains peuvent avoir des sensibilités.
Soyez conscient que vous travaillez dans un espace partagé : donc gardez une voix basse dans les espaces publics.
Les bureaux des Membres sont des espaces privés, et les individus qui ne sont pas un Membre ou affilié à l’entreprise du Membre ne sont pas autorisés à accéder à ces suites.
Soyez attentif au temps réservé dans les salles de réunion. Ne prolongez pas vos réunions, car d’autres Membres peuvent s’attendre à utiliser les salles de réunion après vous.
Ceci est un espace partagé: ne tenez pas de propos injurieux, ne faites pas de blagues inappropriées, ni de remarques sexistes, religieuses ou raciales qui pourraient offenser d’autres Membres.
Si vous utilisez ou finissez quelque chose—par exemple, la dernière feuille de papier à la station de photocopie, le dernier rouleau de papier toilette dans les toilettes, ou la dernière tasse de café—merci d’informer notre personnel afin d’éviter tout désagrément pour les autres.
Merci d’utiliser vos écouteurs lorsque vous regardez des vidéos ou écoutez de la musique qui pourraient déranger les autres.
Si vous avez des invités dans l’espace, ils sont une extension de vous-même. Soyez attentif de leurs actions et assurez-vous qu’ils respectent les règles de courtoisie.
Ne « garez » pas vos appels dans les cabines téléphoniques ou les salles de bien-être. Si vous avez des appels successifs et passez toute la journée dans cet espace partagé, soyez conscient qu’il est destiné aussi à d’autres Membres.
Il est interdit de fumer ou de vapoter dans le bâtiment ou sur les terrasses extérieures.
Lors de l’Happy Hour, les Membres et leurs invités doivent se comporter de manière professionnelle et consommer avec modération. En participant l’Happy Hour, les Membres et leurs invités sont limités à deux boissons par personne et doivent organiser leur transport en toute sécurité en quittant l’office.
Veuillez ne pas utiliser l’espace partagé comme toile de fond pour une séance photo.
Ne laissez pas vos affaires personnelles sans surveillance dans les espaces communs.
Du langage inapproprié, ainsi que du harcèlement sexuel, physique ou émotionnel envers d’autres Membres ou le personnel ne sera pas toléré. Soyez respectueux dans vos conversations et pratiquez la bienveillance.
Sauf en cas d’urgence, ne demandez pas une attention immédiate de notre personnel. Ils interviendront pour résoudre tout problème dès que possible, mais veuillez garder à l’esprit qu’ils peuvent être en train d’aider un autre Membre à ce moment-là. Nous croyons que chaque Membre doit être traité de manière égale.
Si vous souhaitez organiser un événement dans notre espace, veuillez le planifier en contactant events@iqoffices.com. L’espace doit être réservé à cet effet (y compris le tournage ou la photographie dans nos espaces communs).
Veuillez tenir notre personnel informé de tout changement dans votre entreprise. Par exemple : de nouveaux Membres rejoignent votre équipe ou vous avez besoin de mettre à jour vos informations de paiement.
Veuillez ne pas travailler à partir des postes de travail désignés pour d’autres Membres. Certains Membres paient pour un bureau spécifique chaque mois.
Si vous apportez vos enfants au travail, ne les laissez pas sans surveillance. Assurez-vous qu’ils ne perturbent pas les autres Membres.
Veuillez ne pas envoyer de spams via des publications, des messages personnels ou des documents imprimés. Nous comprenons que cela puisse être la nature de votre entreprise, mais cela ne vous donne pas le droit de faire de la publicité auprès des autres entreprises.
Ne laissez pas de chèques sur le comptoir de la réception lorsqu’il est sans surveillance.
Ne faites pas de déclarations susceptibles de nuire à la réputation d’autres Membres.
Ne perturbez pas l’environnement professionnel de travail.
Merci de trier au mieux vos déchets, recyclage et compost dans les bacs appropriés.
Si vous empruntez quelque chose d’un espace commun, merci de les retourner (par exemple, l’agrafeuse de la station de photocopie).
Si vous mangez à la station de photocopie, merci de ne pas laisser de résidus collants ou liquides sur le comptoir (cela pourrait affecter les documents des autres Membres s’ils les placent sur le comptoir).
Accès national
Nous sommes heureux d’offrir un accès national à tous nos Membres, qui vous permettant de travailler en toute fluidité dans nos différents sites Espace iQ à travers le pays.
Il n’y a pas de limitations techniques sur l’accès national pour nos Membres; vous avez la liberté d’utiliser nos espaces où que votre travail vous mène.
Si vous avez besoin d’un arrangement de bureau satellite, qui implique de travailler fréquemment ou de manière permanente à un autre emplacement, nous vous demandons de discuter de vos besoins spécifiques avec notre équipe communautaire pour évaluer les coûts associés.
Pour garantir une visite fluide dans un autre site d’Espace iQ, nous vous demandons de fournir un préavis de 24 heures en contactant l’emplacement que vous prévoyez de visiter via votre équipe communautaire. Cela nous permet de préparer votre arrivée et de vous fournir l’assistance nécessaire.
Dans le cadre de notre offre d’accès national, vous êtes invité à utiliser les espaces de détente dans n’importe quel site d’Espace iQ du lundi au vendredi entre 8 h 30 et 17 h 30.
Espaces Cuisine
Les lave-vaisselles ne sont pas destinés à un usage personnel.
Retirez tous les aliments du réfrigérateur chaque vendredi après-midi.
Soyez un mangeur courtois. Comme vous travaillez dans un espace partagé, essayez d’apporter des aliments qui ne laissent pas de fortes odeurs.
Si vous renversez des liquides ou cassez du verre, veuillez les nettoyer ou informer notre personnel iQ, car nous ne voulons pas créer de danger pour les autres.
Merci de ne pas ranger vos vaisselles personnelles dans les espaces de rangement partagés.
Merci de ne pas vous brosser les dents dans le lavabo de la cuisine partagée.
Merci de placer toute la verrerie et la vaisselle fournie par Espace iQ dans les lave-vaisselles, sauf lorsqu’ils sont en fonctionnement. Évitez de les laisser dans le lavabo ou sur les comptoirs, dans la mesure du possible.
Protocole de Terrasse
L’équipe communautaire effectuera des rondes régulières sur les terrasses entre 9 h 00 et 17 h 00, du lundi au vendredi.
Comme pour les autres espaces partagés, les terrasses restent accessibles aux Membres en dehors de ces horaires; cependant, merci de vous assurer de laisser l’espace dans l’état où vous l’avez trouvé (enlevant les ordures, en réajustant le mobilier, etc.).
Si le mobilier de terrasse est couvert et que vous souhaitez le retirer temporairement, vous pouvez le faire si le temps le permet, mais veuillez le recouvrir lorsque vous avez fini.
Le mobilier de terrasse sera toujours couvert à la fermeture du vendredi et en cas de prévisions de pluie – merci de respecter cette politique.
Les terrasses sont des espaces partagés; merci de faire attention à votre volume, car beaucoup de Membres y travaillent ou prennent une pause.
Il est interdit de fumer ou de vapoter.
Il est interdit d’utiliser de la verrerie sur les terrasses. Votre équipe communautaire sera heureuse de vous fournir des tasses adaptées à la terrasse.
Nous avons un barbecue disponible, et c’est une ressource à réserver, que vous pouvez réserver via le Portail des Membres. Les barbecues ne sont disponibles à la réservation que pour 2 heures à la fois entre 8 h 30 et 17 h 00. Si vous souhaitez réserver la terrasse ou le barbecue en dehors de ces horaires, veuillez contacter votre équipe communautaire, qui coordonnera avec notre département des événements.
Sécurité et Confidentialité
Tous les invités doivent être préenregistrés auprès de notre équipe communautaire iQ au moins 24 heures à l’avance. Veuillez contacter directement l’équipe de votre site pour enregistrer votre invité.
Soyez attentif aux pratiques commerciales dans un espace partagé. Certaines conversations d’affaires doivent se dérouler en privé.
Ne laissez pas des inconnus entrer dans le bâtiment pour accéder à l’espace de bureau et aux étages derrière vous sans vous enregistrer à notre réception – il est important de préserver la sécurité et la confidentialité de notre espace. Cela est particulièrement important en soirée et le week-end.
Ne prêtez pas votre carte d’accès, votre porte-clés ou votre badge à des non-Membres. Si vous avez besoin d’une carte d’accès invité d’une journée, veuillez informer notre personnel.
Le non-retour de votre carte d’accès entraînera des frais de remplacement de 250 $. Consultez notre page des services supplémentaires pour plus de détails sur les frais ponctuels.
Soyez responsable et respectueux de l’utilisation d’Internet. Ne participez pas à des activités illégales en ligne, ne visitez pas de sites web avec des informations explicites, ni ne téléchargez depuis des torrents via la connexion Internet d’Espace iQ.
Adoptez un comportement approprié dans notre espace. Ne vous comportez pas de manière destructrice, ne mettez pas mal à l’aise les autres Membres ou le personnel d’Espace iQ dans l’espace de travail.
Bureaux Privés et Bureaux Dédiés
Le Membre ne peut pas dépasser la capacité de son bureau privé à tout moment. Espace iQ se réserve le droit de restreindre l’accès si l’occupation physique de la suite est dépassée.
Ne collez/fixez ou n’écrivez pas sur le verre givré des murs de bureau. Ne publiez pas de panneaux ou de contenu illégal, inapproprié ou menaçant.
Ne transformez pas l’espace de bureau en espace de vie. Cela inclut dormir la nuit dans le bureau ou à tout moment dans les espaces communs.
Merci de ne pas prendre de meubles dans les salles de réunion ou dans les espaces communs et de les déplacer dans votre bureau. Votre bureau dispose d’un certain nombre de meubles alloués. Du meuble supplémentaire est disponible à un frais supplémentaire.
Ne peignez pas les murs de votre bureau. Toute demande de modification de bureau à cet égard (par exemple, la peinture de tableau blanc) doit être communiquée au gestionnaire de la communauté.
Veuillez ne pas effectuer de changements importants sur le réseau sans en informer le personnel d’Espace iQ (par exemple, configurer votre propre circuit, caméras Nest, etc.).
Gardez toutes vos affaires légales. Nous n’acceptons aucune tolérance pour les Membres participant à des activités illégales dans l’espace. Ne réalisez pas d’activités frauduleuses.
68.Merci de ne pas installer des objets qui pourraient endommager votre bureau, sans autorisation écrite du personnel d’Espace iQ. Cela pourrait inclure l’installation d’un coffre-fort dans le mur ou le sol. Soyez conscient que lors de votre départ, votre suite doit être remise dans son état d’origine. Si des frais de réparation sont engagés, vous serez facturé.
Il est interdit d’allumer des bougies ou tout autre objet nécessitant une flamme nue dans l’espace.
Bureaux Virtuels
Si vous venez récupérer votre courrier, vous devrez présenter une pièce d’identité émise par le gouvernement.
Si quelqu’un d’autre vient récupérer votre courrier en votre nom, vous devrez envoyer un courriel à l’équipe communautaire contenant le nom complet de cette personne tel qu’il apparaît sur sa pièce d’identité. Cette personne devra présenter sa pièce d’identité lors du retrait. Veuillez informer l’équipe communautaire lorsque cette personne n’est plus autorisée à récupérer votre courrier.
Toutes les factures doivent être payées en totalité pour que l’équipe communautaire vous remette votre courrier.
En tant que Membre de bureau virtuel, vous êtes autorisé à utiliser les commodités sur site pendant 30 minutes après avoir récupéré votre courrier. Si vous souhaitez prolonger au-delà de ce temps, veuillez contacter l’équipe communautaire pour réserver une salle de réunion ou acheter un Bureau à la Journée.
Protocole des Invités
Les invités sont ceux qui seront accompagnés par des Membres d’Espace iQ (ceux qui ont été enregistrés avec Espace iQ).
Les invités sont ceux qui visitent occasionnellement.
À chaque mois, chaque Membre d’Espace iQ est autorisé à recevoir un nombre de visites d’invités correspondant à l’occupation de leur suite. Cela signifie qu’un bureau avec 6 postes de travail peut recevoir 6 visites d’invités par mois. Si vous, en tant que Membre, avez besoin de plus d’invités que ce que permet la capacité de votre suite, vous devez réserver une salle de réunion ou un espace supplémentaire sur place. Vous pouvez coordonner avec notre équipe Communautaire directement.
Les invités doivent utiliser votre suite de bureau pendant leur séjour. S’ils souhaitent acheter un Bureau à la Journée pour utiliser l’espace d’Espace iQ toute la journée, veuillez contacter l’équipe communautaire pour plus de détails sur le processus.
Les invités ne reçoivent pas de cartes d’accès ni de badges et peuvent arriver sur place pendant les heures d’accueil.
Tous les invités doivent être pré-enregistrés auprès de notre équipe communautaire iQ au moins 24 heures à l’avance. Veuillez contacter directement l’équipe de votre site pour enregistrer votre invité.
À l’arrivée de tous les invités, ils doivent remplir le formulaire d’enregistrement des invités à chaque fois.
Protocole des Animaux de Compagnie
Merci de contacter votre équipe communautaire pour connaître les directives concernant les chiens sur place, car les politiques peuvent varier d’un site à l’autre.
Si vous souhaitez amener votre ami à quatre pattes dans l’une de nos sites qui acceptant les chiens, nous vous demandons de contacter votre équipe communautaire pour obtenir le contrat pour les chiens. Cet accord contractuel est obligatoire avant d’amener votre chien sur place.
Nos Coordonnées
Nous vous accueillons pour toutes vos questions, commentaires et demandes concernant ces règles et régulations. Veuillez nous contacter à:
